Nguồn gốc của phương pháp 5W-1H-2C-5M
Phương pháp 5W-1H-2C-5M là một phương pháp lập kế hoạch công việc hiệu quả, dựa trên các câu hỏi: Tại sao (Why), Cái gì (What), Ở đâu (Where), Khi nào (When), Ai (Who), Làm thế nào (How), Kiểm soát (Control), Kiểm tra (Check) và Nguồn lực (Man, Money, Material, Machine, Method).
Phương pháp này có nguồn gốc từ phương pháp 5 Whys, một kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề bằng cách hỏi liên tục “Tại sao?”. Phương pháp 5 Whys được phát triển bởi Sakichi Toyoda, một nhà công nghiệp và nhà phát minh Nhật Bản, vào những năm 1930. Ông là người sáng lập của Toyota Industries, và phương pháp của ông được Toyota áp dụng để cải tiến chất lượng sản phẩm và quy trình sản xuất.
Phương pháp 5W-1H-2C-5M được mở rộng từ phương pháp 5 Whys bằng cách bổ sung các yếu tố khác để lập kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học cho một công việc hay một dự án. Phương pháp này giúp xác định rõ ràng mục tiêu, nội dung, địa điểm, thời gian, người thực hiện, cách thức thực hiện, phương pháp kiểm soát và kiểm tra, và nguồn lực cần thiết.
Cách để lập kế hoạch dựa trên phương pháp 5W-1H-2C-5M
Để lập được một bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và khoa học, bạn có thể dùng nguyên tắc 5W1H2C5M bao gồm các yếu tố sau:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why)
- Xác định nội dung công việc 1W (what)
- Xác định 3W (where, when, who)
- Xác định cách thức thực hiện 1H (how)
- Xác định phương pháp kiểm soát (control)
- Xác định phương pháp kiểm tra (check)
- Xác định nguồn lực thực hiện 5M (man, money, material, machine và method).
1. Xác định mục tiêu, yêu cầu (Why)
- Khi phải làm một công việc, điều đầu tiên mà bạn cần phải tự hỏi mình là:
- Tại sao tôi phải làm công việc này?
- Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của tôi?
- Hậu quả gì nếu tôi không thực hiện chúng?
Khi bạn thực hiện một công việc thì điều đầu tiên bạn nên xem xét đó chính là why với nội dung như trên. Khi xác định được yêu cầu, mục tiêu thì bạn sẽ luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
2. Xác định nội dung công việc (What)
- WHAT: (cái gì?) Nội dung công việc đó là gì?
- Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc đó.
- Bạn hãy chắc rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước.
3. Xác định 3W
- Where: (ở đâu?) có thể bao gồm các câu hỏi sau:
- Công việc đó thực hiện tại đâu ?
- Giao hàng tại địa điểm nào ?
- Kiểm tra tại bộ phận nào ?
- Thử nghiệm những công đoạn nào ? v.v…
- When: (khi nào?) Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
- Để xác định được thời hạn phải làm công việc, bạn cần xác định được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
- Có 4 loại công việc khác nhau: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước.
- Who: (ai?) bao gồm các khía cạnh sau:
- Ai làm việc đó
- Ai kiểm tra
- Ai hỗ trợ
- Ai chịu trách nhiệm,…
4. Xác định cách thức thực hiện (How)
- How: (như thế nào?) nó bao gồm các nội dung:
- Tài liệu hướng dẫn thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
- Tiêu chuẩn là gì?
- Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)
Cách thức kiểm soát (Control) sẽ liên quan đến:
- Công việc đó có đặc tính gì?
- Làm thế nào để đo lường đặc tính đó?
- Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu.
6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)
Phương pháp kiểm tra (Check) liên quan đến các nội dung sau:
- Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải kiểm tra.
- Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc kiểm tra đó thực hiện 1 lần hay thường xuyên (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
- Ai tiến hành kiểm tra?
- Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?
- Trong tổ chức của bạn không thể có đầy đủ các nguồn lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các công đoạn, do vậy chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu.
- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% số lượng nhưng chiếm đến 80% khối lượng sai sót.
Xem thêm: Biểu đồ Pareto – Nên sử dụng khi nào?
7. Xác định nguồn lực (5M)
Nhiều kế hoạch công việc thường chỉ chú trọng đến công việc mà lại quên đi vấn đề nguồn lực. Họ nên hiểu rằng nguồn lực là yếu tố quyết định việc một dự án, một kế hoạch công việc có thành công hay không. Hay nói cách khác, nguồn lực đảm bảo tính khả thi cho toàn bộ kế hoạch.
Nguồn lực bao gồm các yếu tố sau:
Man – Nguồn nhân lực: Người giữ trách nhiệm thực hiện công việc có đủ mức độ phù hợp với công việc thông qua các tiêu chí về: trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất,…
Money – Ngân sách: Nguồn quỹ thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Và kỳ hạn giải ngân sẽ được tiến hành trong bao lâu?
Material – Hệ thống cung ứng phục vụ kế hoạch nhân sự: Tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng cho việc là gì?
Machine – Máy móc/công nghệ kỹ thuật: Mức độ tương đồng giữa các thiết bị công nghệ kỹ thuật có phù hợp với nhu cầu thực hiện nhiệm vụ không? Những phương pháp về công nghệ nào cần được áp dụng để thực hiện công việc?…
Method – Phương pháp làm việc: Cách vận hành hoạt động nhân sự như thế nào?
Tham khảo Khóa học của chúng tôi