Trong thế giới năng động của các dịch vụ tài chính, độ chính xác và hiệu quả là cực kỳ quan trọng và các công cụ thống kê có thể giúp ích. Một trong số đó là biểu đồ kiểm soát, công cụ này có thể hỗ trợ các nhà lãnh đạo tại các công ty dịch vụ tài chính giám sát hiệu suất và cải tiến quy trình.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá hai trường hợp sử dụng biểu đồ kiểm soát để nâng cao hiệu suất của nhóm và giảm thiểu rủi ro cho một số quy trình nhất định.
TRƯỜNG HỢP #1: GIÁM SÁT HIỆU SUẤT CỦA NHÓM
Có một số công cụ thống kê trong phần mềm Minitab có thể giúp theo dõi hiệu suất của nhóm và đảm bảo tuân thủ các hoạt động của bạn.
Biểu đồ kiểm soát có thể được sử dụng để giám sát các số liệu tài chính hoặc chỉ số hiệu suất nhằm đảm bảo chúng tuân thủ các yêu cầu quy định mới nhất.
Ví dụ: biểu đồ kiểm soát có thể theo dõi các tỷ số tài chính quan trọng, chẳng hạn như tỷ lệ an toàn vốn hoặc tỷ lệ thanh khoản để đảm bảo chúng vẫn nằm trong giới hạn kiểm soát.
Ngoài ra, nó có thể cung cấp thông tin chi tiết quan trọng về tỷ lệ lỗi nhằm mục đích tuân thủ. Biểu đồ NP dưới đây cung cấp thêm ngữ cảnh:
Biểu đồ NP về các lỗi trong tổ chức tài chính này cho thấy những thông tin quan trọng về hiệu quả hoạt động của tổ chức trong khoảng thời gian 31 tháng. Vì việc gửi điện tín, trả lời email và chuyển vốn đều cần có sự can thiệp của con người nên sẽ hợp lý khi cho rằng chắc chắn sẽ mắc phải một số lỗi. Nhưng vì mục đích đảm bảo tuân thủ, chúng tôi muốn những lỗi đó ở mức tối thiểu nhất có thể.
Mặc dù tổng số lỗi trên mỗi cỡ mẫu (cỡ mẫu phụ thuộc vào số lượng giao dịch được thực hiện trong từng khoảng thời gian hoặc “sự kiện” như email, chuyển tiền hoặc chuyển khoản) cho thấy xu hướng giảm thiểu khá tốt, điều quan trọng là phải giải quyết điểm lỗi (cụ thể ở mức 1, 10 và 16).
Những điểm lỗi này cho thấy sự sai lệch so với các mô hình dự kiến và cần được kiểm tra thêm. Trong trường hợp này, đã xảy ra nhiều lỗi hơn mức dự tính. Để đảm bảo tuân thủ và duy trì việc cải thiện tỷ lệ lỗi, điều cần thiết là phải tiến hành phân tích kỹ lưỡng những điểm này.
Phân tích này có thể liên quan đến việc kiểm tra các nguyên nhân cơ bản, xác định các biến thể tiềm ẩn của quy trình hoặc các yếu tố bên ngoài góp phần gây ra lỗi và thực hiện các hành động khắc phục thích hợp. Có lẽ nhóm thiếu nhân lực, chuyển sang quy trình mới hoặc nhân viên quá mệt mỏi. Những hiểu biết về các yếu tố cơ bản này có thể giúp thực hiện các hành động khắc phục trong tương lai, chẳng hạn như bổ sung thêm nhân viên hoặc cải thiện hoạt động đào tạo.
Bằng cách giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của các thất bại trong thử nghiệm và chủ động thực hiện các biện pháp cần thiết, tổ chức tài chính có thể tinh chỉnh các nỗ lực tuân thủ của mình, giảm thiểu sai sót và duy trì xu hướng cải tiến nhất quán theo thời gian.
>> Xem thêm: 7 CÔNG CỤ QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG LÀ GÌ?
TRƯỜNG HỢP #2: QUẢN LÝ RỦI RO PHÊ DUYỆT KHOẢN VAY VÀ CẢI TIẾN QUY TRÌNH
Giảm thiểu rủi ro là cực kỳ quan trọng trong lĩnh vực tài chính. Một ví dụ điển hình về điều này liên quan đến thời gian phê duyệt khoản vay, trong đó biểu đồ kiểm soát đưa ra giải pháp hiệu quả để giảm rủi ro và hợp lý hóa quy trình. Thời gian quay vòng chậm có thể đe dọa các cơ hội kinh doanh và có thể dẫn đến sự không hài lòng của khách hàng.
Hãy hình dung lãnh đạo của một công ty dịch vụ tài chính tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình phê duyệt khoản vay của họ. Mục tiêu của họ gồm hai phần: đảm bảo xử lý đơn đăng ký kịp thời và quan trọng hơn là tuân thủ các yêu cầu quy định. Để đạt được điều này, họ tận dụng biểu đồ kiểm soát để theo dõi thời gian quay vòng.
Sau khi tổng hợp dữ liệu ban đầu và xác định cấu hình biểu đồ kiểm soát, nhóm sẽ duy trì biểu đồ bằng dữ liệu mới (điều này có thể được thực hiện tự động với Minitab Connect). Trong quá trình phân tích, nhóm phát hiện xu hướng định kỳ về thời gian phê duyệt luôn vượt quá giới hạn kiểm soát trên.
>> Xem thêm: [WEBINAR] Làm quen với Minitab Connect: Tăng tốc quá trình Chuyển đổi Kỹ thuật số của bạn
Như đã đề cập trước đó, điều này báo hiệu một rủi ro: sự chậm trễ liên tục trong việc phê duyệt các danh mục cho vay cụ thể có thể gây ra sự không hài lòng của khách hàng, triển vọng kinh doanh bị bỏ lỡ và khả năng vi phạm khung thời gian quy định cao.
Thông qua phân tích tổng quát, người quản lý xác định được các tài liệu đăng ký khoản vay cụ thể cần có các bước xác minh bổ sung, gây ra sự chậm trễ đáng kể. Hơn nữa, tồn tại sự phân bổ khối lượng công việc không đồng đều giữa các bộ xử lý.
Từ đó, họ có thể chọn triển khai các cải tiến quy trình. Chúng bao gồm hợp lý hóa việc xác minh tài liệu, phân bổ lại khối lượng công việc và cung cấp đào tạo bổ sung cho người xử lý khoản vay.
Khi bạn thực hiện thay đổi quy trình, giới hạn kiểm soát của bạn sẽ thay đổi. Sau những thay đổi này, nhóm liên tục theo dõi những thay đổi của biểu đồ kiểm soát trong giai đoạn mới với các giới hạn kiểm soát được cập nhật. Khi các điều chỉnh có hiệu lực, nhóm quan sát thấy thời gian phê duyệt khoản vay dần dần quay trở lại trong giới hạn kiểm soát. Đây là bằng chứng về quản lý rủi ro hiệu quả và cải thiện hiệu quả hoạt động.
KẾT LUẬN
Qua lăng kính của hai ví dụ trên, chúng ta đã chứng kiến cách biểu đồ kiểm soát nâng cao hiệu suất của nhóm và giảm thiểu rủi ro. Bằng cách khai thác những thông tin dựa trên dữ liệu, các tổ chức tài chính có thể điều hướng việc tuân thủ, giảm thiểu sai sót và thúc đẩy các cải tiến liên tục, hỗ trợ hành trình hướng tới hiệu quả và khả năng phục hồi tối ưu của họ.
Bạn có muốn cải thiện quy trình và nâng cao hiệu quả kinh doanh của mình?
Hãy tải bản dùng thử 30 ngày của Minitab Statistical Software và trải nghiệm ngay hôm nay.